Comment se servir de SENSTAMP

1. Ouvrez senstamp.com/inscription, ou « Créer une organisation » depuis la page de connexion.

2. Renseignez le nom de l’organisation, votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe de dix caractères au moins. Vérifiez l’adresse : c’est elle qui vous servira à vous reconnecter, et personne ne pourra la corriger à votre place.

3. Si un collègue vous a donné un code de rattachement (de la forme THIES-4K7P), collez-le : vous rejoindrez son organisation au lieu d’en créer une seconde.

4. Cliquez Créer mon organisation.

Un courriel de vérification vous est envoyé. Tant que l’adresse n’est pas vérifiée, un bandeau le rappelle sur la page des cachets, avec un bouton pour renvoyer le courriel.

1. Ouvrez senstamp.com/connexion.

2. Saisissez votre adresse et votre mot de passe. L’œil à droite du champ affiche ce que vous tapez.

3. Cliquez Se connecter.

• Mot de passe oublié : le lien « Oublié ? » est à côté du champ. Vous recevez un lien valable une heure, à usage unique. En choisissant un nouveau mot de passe, vous êtes déconnecté partout, postes SENPrint compris : il faudra les reconnecter.
• Première connexion après avoir été ajouté par un administrateur : SENSTAMP vous demande de remplacer le mot de passe initial par un mot de passe que vous êtes seul à connaître.
• Session expirée : après un moment d’inactivité, une fenêtre vous demande votre mot de passe. Votre travail en cours reste à l’écran derrière elle.

Inviter des collègues (page Membres)

Deux façons d’ajouter quelqu’un :

• Inviter par lien : indiquez l’adresse, le rôle (Membre ou Administrateur) et ses groupes. La personne reçoit un courriel et choisit elle-même son mot de passe. Aucun mot de passe ne passe par vous.
• Ajouter un membre avec un mot de passe initial : vous le lui communiquez de manière sûre ; il devra le changer à sa première connexion.

Sur cette même page vous pouvez nommer ou retirer un administrateur, désactiver un membre (ses postes SENPrint sont alors révoqués) ou le réactiver. L’organisation garde toujours au moins un administrateur actif.

Les groupes (page Groupes)

À la création, l’organisation a quatre groupes : Direction, Comptabilité, Direction commerciale et Tous. Le groupe Tous contient tout le monde et ne se supprime pas. Créez les vôtres : « Service juridique », « Accueil »…

L’identité légale (page Organisation)

C’est elle qui figure sur la page de vérification des documents et qui autorise un poste SENPrint à se connecter. Sans elle, un poste activé ne peut pas se connecter.

1. La raison sociale, telle qu’elle figure sur vos documents officiels.

2. Votre NINEA, si vous en avez un. Sinon, SENSTAMP vous attribue un identifiant d’entrée après vérification de vos documents. Il n’est adossé à aucun registre de l’État ; remplacez-le par votre NINEA dès que vous l’aurez.

3. Votre RCCM, ou la case « non assujettie » (administration, association, école…).

4. Publier l’identité.

Créer un cachet

1. Cliquez Partir d’un modèle et choisissez dans la galerie : institutions, professions réglementées, commerce, éducation, associations, artisanat. Un modèle est un point de départ, tout reste modifiable.

2. Écrivez le nom (texte principal) et, si besoin, une ligne secondaire, par exemple « Acte authentique ».

3. Réglez la taille physique en millimètres et la forme du canevas dans l’onglet Modèle ; les encres, la bordure et l’effet d’encre dans l’onglet Style ; les formes, ornements et symboles dans l’onglet Ornements.

4. Pour poser votre logo, ajoutez une image et répondez « Un logo » : le cachet reste utilisable immédiatement. Si vous importez le scan d’un cachet existant, le cachet est créé « en attente d’autorisation » et ne pourra servir qu’après confirmation de l’identité de votre organisation.

5. Dans l’aperçu, cliquez un objet pour le sélectionner, glissez-le pour le déplacer, tirez le coin pour le redimensionner, la poignée du haut pour le faire pivoter. Ctrl+Z annule.

6. Quand le voyant indique Sceau prêt, cliquez Créer ce cachet.

Un cachet en cours est mis de côté sur votre appareil : si votre session expire, vous le retrouverez à la reconnexion.

Décider qui peut s’en servir

Sous chaque cachet, Gérer l’accès : cochez les groupes qui peuvent l’utiliser. Sans groupe coché, seuls son concepteur et les administrateurs le voient. Ce sont ces groupes que SENPrint consulte quand un poste propose la liste des cachets.

Exporter, renommer, archiver

• Exporter : PNG à 300, 600 ou 1200 dpi sur fond transparent, ou PDF fabricant à la taille réelle, pour faire fabriquer un cachet physique.
• Renommer, Dupliquer, Archiver. Un cachet archivé ne compte plus dans les places actives ; un administrateur peut le restaurer.

Combien de cachets ?

Quand le plafond est atteint, la page le dit : archivez un cachet, ou passez au plan supérieur.

Le plan Pro donne des cachets illimités et trois postes SENPrint inclus : 17 000 F CFA par mois ou 170 000 F CFA par an, deux mois offerts. Chaque poste supplémentaire coûte 5 000 F CFA par mois.

1. Choisissez la période et le nombre de postes supplémentaires, puis Demander le plan Pro.

2. La demande est enregistrée. Payez en ligne depuis le bouton — Wave, Orange Money ou carte —, ou par virement avec les instructions affichées.

3. L’abonnement s’active dès que le paiement est enregistré. En ligne, la page se met à jour toute seule.

Un abonnement annulé reste actif jusqu’à la fin de la période, et peut être repris d’ici là sans nouveau paiement.

Installer

1. Connecté sur senstamp.com, ouvrez Télécharger SENPrint (réservé aux organisations abonnées).

2. Lancez l’installeur. Windows affiche un avertissement, l’installeur n’étant pas encore signé ; l’empreinte SHA-256 est affichée sur la page pour qui veut vérifier.

3. SENPrint installe une imprimante nommée « Sécuriser avec SENSTAMP ».

Activer le poste

Un poste, c’est un ordinateur sur lequel SENPrint est installé. Il s’active une fois, puis se connecte seul.

1. Ouvrez SENPrint : il affiche un code à huit caractères, par exemple KJ4P-7WQX, valable quelques minutes.

2. Dans SENSTAMP, page Appareils (« Postes SENPrint »), un administrateur saisit ce code et donne un nom au poste, par exemple « Accueil, poste 2 ».

3. Confirmer le poste. Le poste reçoit sa clé de lui-même, sans rien à copier.

Imprimer un document avec cachet

Depuis n’importe quel logiciel : Word, Excel, un navigateur, un logiciel métier.

1. Fichier → Imprimer, choisissez l’imprimante Sécuriser avec SENSTAMP. SENPrint s’ouvre avec l’aperçu du document.

2. Choisissez le mode :

   • Cachet seul : le cachet est apposé, rien d’autre. Aucun QR, aucun registre.
   • Vérification seule : un QR est apposé et le document est enregistré dans SENVERI.
   • Cachet et vérification : les deux.

3. Choisissez le cachet parmi ceux de vos groupes.

4. Préparer la session, puis placez le cachet et le QR sur la page : glissez pour déplacer, tirez le coin pour redimensionner. Par défaut, la dernière page. Gardez au QR au moins 20 mm de côté : trop petit, il ne se scannera pas.

5. Hors mode « Cachet seul », la case Aperçu public décide si l’image de la page sera visible sur la page de vérification, pour comparer la feuille. Décochez-la si le document ne doit pas être lisible par qui possède le lien.

6. Composer, finaliser et enregistrer. SENPrint enregistre le PDF final et, en mode vérification, affiche l’adresse senstamp.com/v/… de la page de vérification.

Ce qui est scellé est le PDF figé, exactement tel qu’il a été imprimé. Il n’y a pas de scellement hors ligne : sans réseau, la demande attend la reconnexion. Sous le QR, le papier porte « Vérifier avec SENSTAMP » et l’identifiant du document.

Scannez le QR imprimé sur le document : la page senstamp.com/v/… s’ouvre. Elle rend un des quatre verdicts, jamais confondus :

La page ne montre jamais le contenu du document. Elle propose ensuite trois contrôles pour s’assurer que la feuille ou le fichier que vous tenez est bien celui-là :

1. Comparer à l’œil : l’image de la page telle qu’elle était au scellement, si l’organisation l’a rendue publique. Posez votre feuille à côté.

2. Photographier la feuille : le texte est lu sur votre téléphone et comparé au texte enregistré. La photo ne part pas. Résultat : texte conforme, feuille qui ne correspond pas avec les écarts surlignés, ou lecture insuffisante à reprendre.

3. Contrôler le fichier PDF : si l’on vous a remis le PDF, son empreinte est calculée sur votre appareil et comparée. C’est la preuve exacte.

Un membre autorisé signe un document ouvert dans SENPrint depuis son téléphone : il voit les pages, place sa signature, la confirme avec son empreinte. La signature ne quitte le téléphone que chiffrée pour le poste qui l’a demandée ; SENSTAMP la relaie sans pouvoir la lire ; SENVERI enregistre qui a signé, et quand.

Installer l’application

1. Sur senstamp.com, page de connexion, encart SEN Sign : scannez le QR avec le téléphone, ou ouvrez senstamp.com/sen-sign dessus et touchez Télécharger.

2. Android demande une fois d’autoriser le navigateur à installer des applications : acceptez.

3. Ouvrez SEN Sign.

La version iPhone est une application web : ouvrez senstamp.com/sign dans Safari, touchez « Partager », puis « Sur l’écran d’accueil » — sans App Store ni compte Apple. Passez bien par Safari : les autres navigateurs de l’iPhone ne proposent pas cette option. Elle fait ensuite ce que fait la version Android, signature comprise : la demande est autorisée avec Face ID ou Touch ID. Les mises à jour arrivent toutes seules, sans rien perdre.

Donner le droit de signer (administrateur)

Page Signature de senstamp.com : Donner le droit de signer au membre concerné. La même page liste les téléphones enrôlés, permet de révoquer un téléphone perdu, et fixe la politique « signature enregistrée sur le téléphone ».

Se connecter et enrôler le téléphone

1. Cet appareil → Se connecter, avec votre compte SENSTAMP.

2. Enrôler ce téléphone. Lisez ce qui reste sur le téléphone, ce qui en part et ce qui est conservé, puis confirmez avec votre empreinte.

3. L’écran « Cet appareil » montre Enrôlé, avec les empreintes des deux clés du téléphone. Ce sont celles qu’un administrateur voit dans la page Signature.

Enregistrer sa signature, ou la dessiner à chaque fois

Onglet Ma signature : dessinez votre signature une fois, en paysage, et enregistrez-la chiffrée sur le téléphone, ouverte par votre empreinte à chaque usage. Rien n’est envoyé à SENSTAMP. Vous pouvez aussi la dessiner à chaque document. Votre organisation peut interdire la signature enregistrée.

Signer une demande

1. Une notification vous prévient ; la demande apparaît dans Demandes. Si le poste est à côté de vous, Scanner le QR affiché par SENPrint ouvre la même demande.

2. Ouvrez-la : les pages s’affichent, avec la zone proposée pour la signature. Vérifiez le code à six chiffres : le même s’affiche sur le poste. S’il diffère, refusez.

3. Déplacez ou redimensionnez la zone si besoin, sur la page choisie par le poste.

4. Signer, puis votre signature enregistrée ou un dessin, puis Signer avec mon empreinte.

5. L’écran passe à Signature envoyée, puis à Document scellé quand SENVERI a enregistré le document, avec le lien de sa page publique.

Vous pouvez aussi Refuser en indiquant un motif : le poste le lira, le document n’est pas signé. La liste « Signées depuis ce téléphone » garde vos signatures et leur état.

Mots à retenir : un cachet (jamais « tampon »), un poste (un ordinateur avec SENPrint), un téléphone enrôlé (un téléphone dont les clés sont déclarées à SENSTAMP), un document scellé (enregistré dans SENVERI, avec son QR).